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Todoistをどう活用しているのかメモしておこうと思う

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忘れっぽいのでToDoリストアプリのTodoistを使っています。

もともとは買い物リストが欲しいという要望から始まって、支払日やゴミ出しの日、楽天のキャンペーン日程なども管理しています。

使っていて繰り返し設定の方法を忘れそうだったり、使い方が気分で変わったり、いちど頭の中を整理したかったので、ここにメモしておきます。

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プロジェクトはどう分けてるの?

Todoistではプロジェクトとラベルによってタスクを分別することができます。無料で使えるのはプロジェクトだけですが、ラベルは…まあ無くていいっちゃいいです。

タスクを登録するのに作業が増えるからです。タスク名と日付を入れてプロジェクトにポイっ!とシンプルにしないと三日坊主になります。

自分の場合、プロジェクトは次の6個です。

・欲しいもの
・ブックマーク
・期限のあるタスク
・期限のないタスク
・そのうちやるかも
・カレンダー

パッと見て役割がなんとなくわかるのではないでしょうか。

欲しいものは何でも登録しちゃえ!

言わずと知れた買い物リストです。

今日買うものから、そのうち買うかも、ちょっとこれいいんじゃない?気になったものは何でも入れてしまいます。

日にちが経って買うかどうかわからない、いつまでも居座っているものは「そのうちやるかも」プロジェクトに移動します。

ブックマーク

いわゆる「あとで読む」として使います。恒久的にとっておきたいものはそれなりのサービスへ登録しますが、途中まで読んでて後で続きが読みたいものやGoogle検索の結果なんかをポンポン放り込んでます。

スマホ版TodoistとChrome拡張のTodoistをインストールしておけばデバイスを選ばずにブックマークできます。

…と言いたいところですが、パソコンのChrome拡張だと津化するプロジェクトを選べません。

追加するとInboxに登録されます。なので実はInboxが散らかったときしかここへ移動させることはありません。実質的にはInboxがブックマークの役割をしています。

期限のあるタスク

アクションが必要なタスクで日付が決まっているものはこのプロジェクトに入れます。

仕事もプライベートも一緒です。プロジェクトを分けたかったら、サブプロジェクトとして分ければよいかなと思います。

ラベルの方がスマートですが、プロジェクトとラベルの2つを設定するのがめんどうなので。あと、パソコンでツリー表示されると一覧性が高まるので好みです。

期限のないタスク

こちらはアクションが必要だけど日付が決まっていないタスクが入るプロジェクトです。

じつは「欲しいもの」と「ブックマーク」はこのプロジェクトのサブプロジェクトとしてそんっざいします。プロジェクトの設定でお気に入りに追加してすぐにアクセスできるようにしています。

まずは雑多にタスクをこのプロジェクトに放り投げておいて、使い方が固まってきたらグルーピングしてサブプロジェクトに格上げしてます。

そのうちやるかも…別名、倉庫

長らく放置されたタスクが追いやられるプロジェクトです。ちょっとしたアイディアとかメモとかを入れておけたらと思って作ったのですが、アクセス性が悪くて現状に落ち着きました。

メモやアイディアはSimpleNoteというメモアプリに書いています。こちらもパソコンとスマホ両方で同期できるので便利に使っています。

カレンダーはアクションのないリマインダー

アクションは無いけど日付が決まっている情報をタスクとして入れておきます。繰り返し設定されているタスクがここに落ち着くこともあります。

・大事な記念日
・燃えないゴミの日(2週間ごとで忘れがちです)
・契約の更新日(賃貸や保険とか)
・見逃したくない番組の日時
・楽天のポイントが多く得られる0と5の日

などなど。

過ぎてから「あーそういえば!!」ってなるようなものを備忘録的に入れておきます。燃えないゴミの日は何度忘れたことか…。ブログのサーバー更新日も忘れがちです。

あとなにげに気に入っているのが、大きな事件の起きた日を入れておくことです。

・阪神淡路大震災(1995/1/17)
・地下鉄サリン事件(1995/3/20)
・アメリカ同時多発テロ(2001/9/11)
・東日本大震災(2011/3/11)

個人的に衝撃的だった事件を毎年リマインドしてます。身近なところでは母親の命日とかも入れてます。日付は覚えてても何年なのか曖昧になるので。

これらが今日のタスクにあがってくると感慨深いものを感じます。

また、ここにはサブプロジェクトとして介護の仕事のシフトと家賃や光熱費などの支払いスケジュールも入れています。

このようにグルーピングできるまとまったものはサブプロジェクトに格上げです。有料版はここをラベルにするのも良いでしょう。

タスクの一括登録で注意するのはエンコード

仕事のシフトをタスクとして1日ずつ登録するのは苦痛です。だからずっとやっていませんでした。でもちょっと調べたら一括登録ができるじゃないですか!

プロジェクトの三点リーダー(…)にある「テンプレートからインポート」がそれです。このテンプレートの書式に沿ってCSV形式でファイルを作れば一気に登録できます。

書式がわからなかったので、まずはエクスポートして書式をゲット。それぞれの項目はGoogle検索で適当に出てきたサイトで調べて、ちょちょいのちょいっと。

そしてインポートしてみると…失敗。登録できてません。

こういう時はエクスポートしたCSVをそのまま使ってみる。と、ちゃんとできてます。じゃあ作ったファイルが悪いんだということになりますね。

ここでバカバカしい間違いに気づきました。CSVの編集をエクセルでやっていたのです。多くの場合、エクセルでテキストファイルを編集すると失敗します。

さらに、テキストのエンコード(文字コード)が違っていました。

・エクスポートしたCSV:UTF-8(BOM付き)、改行CRLF
・編集したCSV:シフトJIS、改行CRLF

ここを合わせなくてはいけません。

パソコンに詳しくない人はわかりにくいかもしれませんが、Windows10標準のメモ帳はUTF-8に対応しているのでご安心を。

さてエンコードを合わせてから試したところ…できました!!

インポートするとファイル名がプロジェクト名になるようなので、それをそのままサブプロジェクトとしてカレンダーの下に持ってくれば終わりです。ああ簡単だ。

仕事とプライベートでプロジェクトを分けた方が良いのでは?

確かにそういう考えが一般的かもしれません。でも自分が扱うタスクの数からいって分けるほどではありません。介護の仕事ではいちいちタスクを登録している暇もありません。

記事を書く方では分ける必要が出てくるかもしれません。そのときはグルーピングしてプロジェクトとして独立させます。でも基本はこの3つのどこかのサブプロジェクトになるでしょう。

・期限のあるタスク
・期限のないタスク
・そのうちやるかも

その時がきたら考えます。

さいごに

多くの人には「なんのことやら」な内容になってしまってすみません。こんなことを夜中にやっていました。

さて、ここで登録したタスクをスマホでいつでも見れるようにしています。1つのホーム画面をTodoist専用にして、ウィジェットを3つ並べて表示しています。

・近日予定
・欲しいもの
・Inbox(ブックマーク)

今日のタスクだけより明日のことも見えた方が良いので7日分が見れる近日予定を使います。Inboxがブックマーク化しているので、ここはなんとかしたいところです。

いまのところこんな使い方をしています。シフトの一括登録は忘れる可能性が高いので、自分のメモ用記事でした。

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