面接がかぶってしまった……
就職活動では基本的に複数の企業に応募するのが常です。そうなるともうてんてこまい。エントリーシートを書いて、履歴書を書いて、面接の日程を調整して…。
選考が進むのは喜ばしいことですが、そうなるとやってくるのが面接のブッキングです。
特に第一希望の企業と重なってしまったら……片方を辞退するしかない、という状況にもなってしまいます。
ときには辞退の理由を聞かれることもあります。さて、なんて答えたら良いでしょうか？
面接を辞退したときに理由を聞かれたら？
採用担当もある程度の辞退者が出ることは織り込み済みですが、それでも一度選考を通過した人を逃すのは痛手です。
今後の選考の参考にするためにも理由を聞こうとするでしょう。
でも…こちらが選考に落とされたときはたいていその理由は濁されます。企業だけが聞くというのもなんだか不公平ですよね。
などと感情的にならずとも、辞退の理由を答えることは義務ではありません。
聞かれている以上は何か答えないと無礼かな？と思ったらこんな理由が良いですよ。
(1)「他社の内定が出たので」
もっともツッコまれにくく、採用担当も納得せざるを得ない理由です。相手がもし引き留めるため説得しようとする採用担当だったとしても、それ以上踏み込めません。
内定先を聞かれたときも詳しく答える必要はありません。業種を答えるくらいで十分です。
(2)「自分の適性を考えた結果……」
自分の適性を考えた結果、面接する企業と合わない、貢献できそうにないということを伝えます。
あくまで「自分の将来や適性」を考えた結果であって、相手側には非はない、ということをしっかり伝えましょう。
ただ、役員面接や最終面接まで進んだあとはこの理由は適していません。その場合は(1)の理由を使いしょう。嘘も方便です。
(3)「別の企業の選考が入ったので…」
現実に起こりうるケースとしては最も多いかもしれません。
でもこの場合、面接の日程を調整すると申し出るかもしれません。本当に辞退したいなら使わない方が良いでしょう。
単に日程がかぶってしまっただけなら、調整できるかどうかを正直に聞いた方が良いです。会社側も自分のところだけに応募しているとは思っていません。
それが通らないのなら、それまでの縁だったとあきらめもつくというものです。
面接の辞退を伝える手段は？
結論から言えば、メールでも電話でもどちらでも大丈夫です。以前ほど「大事な用事は電話で」という意識はありません。
しかし、面接の日程が近い場合や、何度も会ってお世話になった企業である場合などは、電話で直接辞退する旨を伝えた方が良いでしょう。
ただ、企業としてもいちいち電話で辞退を受けるよりもメールでやりとりが完結するほうが楽ということもあるので、ケースバイケースとも言えます。
もし電話で伝えるなら、忙しい時間帯を避けて採用担当に直接伝えるように心がけましょう。
伝言をお願いするのは「聞いていない」などのトラブルの元にもなりますし、なにより失礼です。誠意をもって謝罪しつつ、選考を断りましょう。
メールの場合は「いつの面接の予定だったか」を文面で伝えましょう。面接日が抜け落ちていると企業側が「この人の面接日はいつだったか……」と調べる手間をかけてしまいます。
面接に関して、メールで日程などやり取りをしていたのであれば、それに対して返信すれば見てすぐにわかるので親切ですね。
さいごに
学生の身で企業とやりとりするのはただでさえ緊張しますし、それが「選考の辞退」ともなると「怒られるんじゃないか…」と心配になるかもしれません。
社会のルールに慣れていないので何が良くて何が悪いのかも判断できませんからね。
企業も辞退は織り込み済みですし、なによりも自分の将来の選択ですから、怯えや妥協で決めることのないように。